دستگاه فکس به دستگاهی گفته می شود که امکان ارسال و دریافت نامه های اداری را با استفاده از خطوط تلفن مهیا می سازد .

بدین صورت که کاغذ در دستگاه وارد شده و اسکن می شود و سپس از طریق تلفن ارسال می شود .

دستگاه فکس نوشته یا همان نامه های اداری را به کدهای مناسب برای ارسال در خطوط تلفن تبدیل می کند .

 این کار توسط فکس مبدأ اتفاق می افتد ، پس از تبدیل نوشته به سیگنال های قابل ارسال در خطوط تلفن و ارسال آن به فکس دیگر ، فکس مقصد سیگنال های دریافتی را به نوشته تبدیل می کند و نوشته ها بر روی کاغذ چاپ می شوند .

فکس ها به سه دسته لیزری ، کاربنی ، حرارتی تقسیم می شوند که با توجه به نیاز شرکت و استفاده کننده مورد نظر نوع آن مشخص می شود .

به طور مثال در یک شرکت کوچک که تعداد نامه های اداری ارسالی و دریافتی کم است استفاده از فکس حرارتی که دارای سرعت کم است مناسب تر می باشد یا در شرکت متوسط که تعداد فکس ها زیاد نیست و تنها یک نفر (مثلاً منشی) از فکس استفاده می کند ، فکس کاربنی که سرعتی متوسط دارد نیاز شرکت را مرتفع می سازد و در شرکت بزرگ که چندین نفر از دستگاه فکس استفاده می کنند و تمایل به استفاده مفید از فضای شرکت را دارند و تعداد نامه های ارسالی و دریافتی زیاد است بهتر است از فکس لیزری استفاده شود که سرعت بالایی دارد و هم چنین دارای ویژگی های خاص زیادی می باشد .

شرکت هایی که دستگاه سانترال دارند از چه فکسی باید استفاده کنند ؟

شرکت هایی که دستگاه سانترال دارند با توجه به موارد فوق ، فکس مورد نظر را تهیه کرده و آن را به عنوان یک داخلی در سانترال تعریف کنند تا کلیه کارکنان بتوانند در صورت لزوم مکالمات را به این سیستم ارتباطی پیشرفته انتقال  دهند و آموزش تعمیر ماشینهای اداری را ببینند.

تعریف فکس به عنوان یک داخلی در دستگاه سانترال موجب می شود در عین استفاده از قابلیت های سانترال برای دریافت فکس اتوماتیک ، وجهه شرکت نیز در برابر تماس گیرنده حفظ شود .

موارد مهم دیگری برای انتخاب دستگاه فکس

فکس دارای گوشی تلفن باشد یا خیر ؟

بعضی از دستگاه های فکس دارای تلفن رومیزی و یا تلفن بی سیم هستند مانند مدل KX-FT711

در صورت داشتن تلفن ، پیغام گیر هم داشته باشد ؟

فکس هایی که دارای گوشی تلفن هستند می توانند دارای پیغام گیر به منظور دریافت پیغام در هنگام عدم پاسخگویی باشند .

انتخاب فکسی که بتواند از دو طرف کاغذ پرینت بگیرد و یا فقط از یک طرف کاغذ

بعضی از دستگاه های فکس قابلیت برش خودکار کاغذ را دارند مانند اکثر فکس هایی که به جای کاغذ از رول استفاده می کنند   و آموزش تعمیرات فکس از این نوع راحت تر است.

داشتن حافظه برای دریافت فکس در هنگام نبود کاغذ

فکس هایی که دارای حافظه هستند ، زمان که کاغذ در دستگاه فکس وجود نداشته باشد فکس را در حافظه خود نگه می دارد و پس از گذاشتن کاغذ ، فکس دریافتی چاپ می شود .